受付

受付は宴会の格式や会費が当日徴収か否かで仕事の負荷が大きく変わります。このコーナーでは、当日に会費を徴収する場合の本格的なパーティー形式の宴会の場合の受付を想定して解説します。

受付のポイント

出欠表を必ず用意

当日良くある光景として、司会と受付の間で、今何人？後何人来てない？などのやりとりがあります。司会は受付状況を見て宴会のスタートを遅らせるか否かを決めたりします。そんな時にすぐに回答できるよう、また、自分たちの仕事もあとどれだけかを確認する上でも必ず出欠表は作成して手元においておきましょう。出欠表の必須項目としては、出欠確認欄に加えて、受付を済ませるごとに「正」の文字を入れていくようにします。これですぐに今の出席人数が分かります。また、当日メモ欄も必ず設けるようにして下さい。当日メモ欄には「1時間送れて到着予定」など、当日に幹事や受付に入った連絡をメモするようにします。

おつりを用意

例えば会費が5,000円や1万円など、切りの良い金額であれば問題ないのですが、6,500円などと言った場合には、1万円を出してくる出席者の方が多かったりします。そんな場合に備えて、1,000円札や500円玉を予め受付側で用意しておくようにしましょう。当日になっておつりが不足すると出席者を待たせたり受付の一人が両替に動いたりと、かなり大変な状況になってしまいます。

トイレを済ませて臨む

一般的には受付は開園の 30分前に開始することが多いので自分の仕事は始まる前の30分と思っている方もいると思いますが、実際には違います。多くのケースで遅れて来場される出席者がいるため、受付担当者はどうしても受付に滞在しなければならないのです。人は待つしお金もあるし、ということで受付担当者は身動きが取れない状況になる場合が多いです。お手洗いは事前にすませた上で受付に臨みましょう。